Checkliste: KI-Kompetenz rechtssicher dokumentieren – so weisen Unternehmen Art. 4 EU AI Act nach

Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 – der EU AI Act – alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Was viele Unternehmen dabei unterschätzen: Es reicht nicht, Schulungen durchzuführen. Die Maßnahmen müssen auch nachweisbar dokumentiert sein.

Wer bei einer Prüfung durch die zuständige Behörde keine Belege vorlegen kann, steht rechtlich mit leeren Händen da – selbst wenn intern tatsächlich geschult wurde. Die Dokumentation ist kein bürokratischer Zusatzaufwand, sondern das Herzstück des Compliance-Nachweises.

Diese Checkliste zeigt Schritt für Schritt, was festgehalten werden muss und wie die Ablage praxistauglich aufgebaut wird. *Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.*

Warum Dokumentation entscheidend ist

Art. 4 fordert, dass Unternehmen „nach besten Kräften" sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Das klingt offen – und ist es auch. Der Gesetzgeber schreibt keine exakten Lernstunden oder ein starres Prüfungsformat vor. Genau das macht die Dokumentation so wichtig: Ohne sie gibt es keinen Beweis, dass überhaupt etwas unternommen wurde.

In Deutschland ist die Bundesnetzagentur seit 2025 als nationale Marktaufsichtsbehörde für den EU AI Act zuständig. Sie kann Nachweise einfordern – jederzeit, ohne Vorankündigung. Wer dann keine vollständigen Unterlagen vorlegen kann, trägt das volle Compliance-Risiko.

Es gibt keine staatlich vorgeschriebene Zertifizierungsstelle für KI-Kompetenz nach Art. 4. Private Schulungs- und Nachweisangebote sind rechtlich zulässig, solange sie die inhaltlichen Anforderungen des Art. 4 erfüllen.

Wer noch nicht sicher ist, ob sein Unternehmen überhaupt unter Art. 4 fällt, findet eine Übersicht in unserem Artikel KI-Kompetenz-Pflicht – wen betrifft Art. 4 EU AI Act konkret?. Was Art. 4 inhaltlich verlangt, erläutert EU AI Act Artikel 4 einfach erklärt.

Die Checkliste: Was Unternehmen dokumentieren müssen

Die folgenden sieben Punkte bilden das Grundgerüst einer rechtssicheren Dokumentation. Jeder Punkt steht für sich – zusammen ergeben sie einen belastbaren Nachweis.

1. Schulungsinhalte schriftlich festhalten

Der erste und wichtigste Schritt: Was wurde eigentlich vermittelt? Ohne eine schriftliche Beschreibung der Schulungsinhalte lässt sich nicht belegen, dass die Inhalte Art. 4 entsprechen.

Was gehört dazu:

• Titel und kurze Beschreibung jedes Lernmoduls
• Die zentralen Lernziele (z. B. „Mitarbeitende können Halluzinationen eines KI-Systems erkennen und einordnen")
• Angabe der vermittelten Kompetenzbereiche: Grundlagenwissen, Risikoerkennung, kritisches Urteilsvermögen, rechtliche Grundlagen
• Bei externer Schulung: Name des Anbieters, Beschreibung des Kursprogramms

Ein zweiseitiges Inhaltsverzeichnis mit Lernzielen reicht für die meisten Unternehmen aus. Wichtig ist, dass der Bezug zu Art. 4 erkennbar ist: Das Dokument sollte deutlich machen, dass die Inhalte auf die gesetzlichen Anforderungen ausgerichtet wurden.

2. Teilnehmerlisten führen

Schulungsinhalte allein beweisen nicht, dass die eigenen Mitarbeitenden tatsächlich teilgenommen haben. Deshalb ist eine vollständige Teilnehmerliste unverzichtbar.

Was die Liste enthalten sollte:

• Vor- und Nachname der teilnehmenden Person
• Funktion oder Abteilung im Unternehmen
• Datum der Schulung (Beginn und Ende, oder Abschlussdatum bei asynchronen Kursen)
• Unterschrift oder digitale Bestätigung der Teilnahme

Bei Online-Kursen ersetzt häufig ein automatisch generierter Abschlussnachweis die händische Liste. Stellen Sie sicher, dass dieser Nachweis exportierbar und langfristig speicherbar ist – idealerweise als PDF mit Zeitstempel.

3. Prüfungsergebnisse und Zertifikate sichern

Art. 4 verlangt nicht nur, dass geschult wird, sondern dass die Kompetenz tatsächlich vorhanden ist. Der Nachweis gelingt am überzeugendsten mit einer bestandenen Erfolgskontrolle.

Was als Nachweis gilt:

• Ergebnis eines Abschlusstests (Bestehensgrenze dokumentieren, z. B. „70 % der Fragen korrekt beantwortet")
• Personalisiertes Zertifikat mit Name, Datum und Kursbeschreibung
• Bei mehrstufigen Schulungen: Nachweise je Modul sowie ein Gesamtzertifikat

Ein personalisiertes Zertifikat mit einer Verifizierungs-ID – abrufbar über einen öffentlichen Link – erhöht die Glaubwürdigkeit erheblich, weil es unabhängig von der eigenen Ablage überprüfbar ist.

Bewahren Sie die Zertifikate zentral auf und verknüpfen Sie sie in der Personalakte oder im HR-System mit dem jeweiligen Mitarbeitenden.

4. Datum und Umfang präzise angeben

Eine undatierte Schulungsunterlage ist im Zweifelsfall wertlos. Datum und Umfang sind Pflichtangaben, die jeder Dokumentation beigefügt sein müssen.

Was festzuhalten ist:

• Datum der Schulung bzw. des Zertifikatserwerbs (mindestens Monat und Jahr)
• Gesamtdauer der Schulung in Stunden oder Lerneinheiten
• Format: Präsenz, Online-Selbstlernkurs, Live-Webinar, Blended Learning
• Bei Mehrfachteilnahmen: jede Schulung einzeln mit eigenem Datum eintragen

Das Datum ist außerdem relevant für die Frage der Aktualität (siehe Punkt 6): Zu alte Schulungen ohne Auffrischung können im Zweifelsfall nicht mehr als ausreichend gelten.

5. Rollenspezifische Tiefe dokumentieren

Art. 4 verlangt Kompetenz in Relation zur jeweiligen Tätigkeit. Ein Entwickler, der KI-Modelle konfiguriert, braucht andere und tiefergehende Kenntnisse als eine Buchhalterin, die gelegentlich einen KI-Assistenten für Textformatierungen nutzt.

Was das für die Dokumentation bedeutet:

• Schulungsinhalte und Tiefe nach Rollen oder Tätigkeitsfeldern differenzieren
• Für jede Rolle festhalten, welche KI-Systeme konkret genutzt werden und welche spezifischen Risiken damit verbunden sind
• Bei Hochrisiko-KI-Systemen (z. B. KI in der Personalauswahl, im Gesundheitswesen) eine erweiterte Dokumentation mit technischen und rechtlichen Inhalten vorhalten

Eine einfache Tabelle – Rolle, genutzte KI-Systeme, Schulungsstufe, Datum – reicht als Übersicht für kleinere Unternehmen vollständig aus. Größere Organisationen können dieses Raster in ihr HR-System integrieren.

6. Aktualisierung und Wiederholung planen

KI-Systeme und -Anwendungen verändern sich schnell. Eine Schulung aus dem Jahr 2025 kann Entwicklungen aus 2027 nicht abdecken. Die Dokumentation sollte deshalb auch zeigen, dass das Unternehmen Kompetenz nicht als einmaliges Ereignis begreift, sondern als fortlaufenden Prozess.

Was geplant und dokumentiert werden sollte:

• Festlegung eines Wiederholungsintervalls (z. B. jährliche Auffrischung oder bei wesentlichen Änderungen des KI-Einsatzes)
• Dokumentation von Folgeschulungen mit neuem Datum und aktualisierten Inhalten
• Protokoll, wenn neue KI-Systeme eingeführt werden: Welche Schulungsmaßnahme wurde damit verbunden?

Unternehmen, die einen Wiederholungsrhythmus dokumentieren, zeigen gegenüber der Aufsichtsbehörde, dass KI-Kompetenz als lebendiger Prozess verstanden wird – nicht als abgehaktes Pflichtprogramm.

7. Zentrale Ablage einrichten

Einzelne Zertifikate, die über Abteilungsordner verstreut liegen, sind bei einer Prüfung kaum schnell verfügbar. Eine zentrale, strukturierte Ablage ist keine Pflicht – aber sie entscheidet darüber, ob ein Nachweis im Ernstfall in zehn Minuten oder in zehn Tagen vorliegt.

Empfehlung für die Ablagestruktur:

• Ein zentrales Verzeichnis (Netzlaufwerk, Intranet, HR-System) mit Unterordnern je Mitarbeitenden oder Abteilung
• Jeder Ordner enthält: Schulungsinhaltsbeschreibung, Teilnahmebestätigung, Prüfungsergebnis, Zertifikat
• Benennungskonvention für Dateien: `Nachname_Vorname_KI-Kompetenz_JJJJ-MM.pdf`
• Zugriffsschutz: Nur HR, Compliance und Führungskräfte haben Lesezugriff; keine sensiblen Daten öffentlich zugänglich

Bei digitalen Zertifikaten mit Verifizierungs-Link reicht es, den Link neben dem PDF zu speichern – so kann jederzeit geprüft werden, ob das Zertifikat gültig ist.

Was beim Audit gefragt werden kann

Stellt die Bundesnetzagentur Fragen zur KI-Kompetenz, sind das typischerweise:

• Welche Mitarbeitenden haben Zugang zu KI-Systemen und welche Schulung haben sie absolviert?
• Welche Inhalte wurden vermittelt, und wie wurde der Lernerfolg überprüft?
• Wann fand die letzte Schulung statt, und wie halten Sie die Kompetenz aktuell?
• Gibt es eine Dokumentation für neu eingestelltes Personal?

Wer die sieben Punkte dieser Checkliste umgesetzt hat, kann alle diese Fragen mit handfesten Belegen beantworten.

Fazit: Dokumentation ist kein bürokratischer Mehraufwand

Die Dokumentation der KI-Kompetenz ist keine Last, die obendrauf kommt. Sie ist das, was eine Schulung überhaupt zum rechtssicheren Nachweis macht. Ohne Ablage, Teilnahmebestätigung und Prüfungsergebnis hat eine Schulung für Art. 4 praktisch keinen Beweiswert.

Die gute Nachricht: Mit einer klaren Struktur, personalisierten Zertifikaten und einem zentralen Ablagesystem ist der Aufwand überschaubar – auch für kleinere Unternehmen. Entscheidend ist, dass die Dokumentation vollständig, datiert und bei Bedarf schnell auffindbar ist.

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