KI-Kompetenz nachweisen – welche Nachweise Behörden ab 2026 akzeptieren

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 des EU AI Act – und mit ihm die Frage, die Personalverantwortliche, Compliance-Beauftrage und Geschäftsführungen gleichermaßen beschäftigt: Was zählt eigentlich als Nachweis? Welche Dokumente muss ich vorlegen, wenn die Bundesnetzagentur oder eine andere Behörde nach der KI-Kompetenz meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fragt?

Dieser Artikel gibt eine ehrliche Antwort – ohne Versprechen, die das Gesetz nicht hält. *Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.*

Was Art. 4 EU AI Act tatsächlich verlangt – und was nicht

Bevor wir über Nachweise sprechen, lohnt ein Blick auf den Gesetzestext. Artikel 4 lautet sinngemäß:

„Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Namen mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen."

Was der Gesetzestext nicht enthält:

• Kein vorgeschriebenes Zertifikatsformat
• Keine staatlich akkreditierte Zertifizierungsstelle
• Keine Mindeststundenzahl für Schulungen
• Keine amtlich anerkannte Liste zugelassener Schulungsanbieter

Art. 4 ist ein Pflicht-zur-Maßnahme-Artikel, kein Pflicht-zur-bestimmten-Maßnahme-Artikel. Das gibt Unternehmen Spielraum – schafft aber gleichzeitig die Herausforderung, selbst zu entscheiden, was „ausreichend" ist und wie man das nachweist. Eine ausführliche Einführung in die Grundlagen bietet unser Artikel EU AI Act Artikel 4 einfach erklärt.

Die Bundesnetzagentur – Marktaufsicht, keine Akkreditierungsstelle

Viele Unternehmen fragen: „Gibt es eine Art Gütesiegel der Bundesnetzagentur für KI-Schulungen?" Die klare Antwort: Nein – und das ist keine Gesetzeslücke, das ist Absicht.

Die Bundesnetzagentur ist als zentrale nationale Koordinierungsstelle für den EU AI Act vorgesehen. Ihre Rolle ist die der Marktüberwachungsbehörde: Sie prüft, ob KI-Systeme die Anforderungen des AI Act erfüllen, nimmt Beschwerden entgegen und kann Nachweise einfordern. Sie akkreditiert aber keine Schulungsanbieter und zertifiziert keine Bildungsangebote – das ist schlicht nicht ihr gesetzlicher Auftrag.

Was das für Unternehmen bedeutet: Es gibt keine staatliche Stempel-Institution, deren Zertifikat automatisch Compliance bedeutet. Entscheidend ist nicht, wer das Zertifikat ausgestellt hat – entscheidend ist, was die Schulung vermittelt hat, wie der Lernerfolg überprüft wurde und wie das alles dokumentiert ist.

Mehr zur Rolle der Bundesnetzagentur in der KI-Aufsicht lesen Sie in unserem Artikel Bundesnetzagentur & EU AI Act – wer kontrolliert die KI-Pflichten in Deutschland?.

Bußgelder – eine wichtige Richtigstellung

In Medienberichten liest man häufig von Bußgeldern bis zu 35 Millionen Euro im Zusammenhang mit dem EU AI Act. Diese Zahl ist korrekt – aber sie bezieht sich nicht auf fehlende KI-Kompetenzschulungen.

Der Bußgeldrahmen des AI Act (Art. 99 ff.) ist nach Art des Verstoßes gestaffelt:

| Verstoßkategorie | Bußgeld (maximal) | |---|---| | Verbotene KI-Praktiken (Art. 5) | 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes | | Verstöße bei Hochrisiko-KI-Systemen | 15 Mio. € oder 3 % des Jahresumsatzes | | Falsche Informationen gegenüber Behörden | 7,5 Mio. € oder 1 % des Jahresumsatzes |

Für Art. 4 gilt: Es existiert kein eigenständiger Bußgeldtatbestand, der allein an das Fehlen von KI-Kompetenzschulungen anknüpft. Die 35-Millionen-Grenze trifft Unternehmen, die verbotene KI-Praktiken nach Art. 5 einsetzen – zum Beispiel manipulative KI-Systeme, die menschliches Verhalten unterschwellig beeinflussen, oder Social Scoring durch Behörden.

Das bedeutet nicht, dass die Dokumentationspflicht harmlos ist: Eine fehlende oder lückenhafte Schulungsdokumentation kann bei einer Behördenprüfung als erschwerender Umstand gewertet werden und das Gesamtbild des Unternehmens in Bezug auf Compliance negativ beeinflussen. Mehr zu verbotenen KI-Praktiken und ihren Konsequenzen erklärt unser Artikel Verbotene KI-Praktiken nach Art. 5 EU AI Act.

Was Behörden bei einer Prüfung tatsächlich sehen wollen

Auch wenn es kein vorgeschriebenes Format gibt – aus dem Gesetzestext, den offiziellen Leitlinien des EU-KI-Büros und dem Zweck der Norm lässt sich ableiten, worauf es bei einer Prüfung ankommt. Behörden werden voraussichtlich folgende Fragen stellen:

1. Wurde überhaupt geschult? Hier zählt die Teilnehmerliste: Wer hat wann an welcher Schulung teilgenommen? Ein internes Memo oder eine Team-Besprechung ohne Protokoll ist in der Regel kein belastbarer Nachweis.

2. Was wurde vermittelt? Der Schulungsinhalt muss nachvollziehbar sein. Dazu gehören: Grundlagen KI-Technologie, Chancen und Risiken, kritisches Urteilsvermögen im Umgang mit KI-Outputs, Kenntnis der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Ein Kursprogramm oder eine Inhaltsbeschreibung ist das Minimum.

3. Wurde der Lernerfolg überprüft? Art. 4 spricht von „ausreichendem Maß an KI-Kompetenz" – nicht nur von Schulungszeit. Eine Erfolgskontrolle (Abschlusstest, Prüfung) ist kein Pflichtbestandteil des Gesetzes, erhöht aber die Glaubwürdigkeit des Nachweises erheblich. Ohne Prüfungsergebnis bleibt unklar, ob der Inhalt verstanden wurde.

4. Gibt es einen personalisierten Nachweis je Mitarbeitendem? Ein Zertifikat für die ganze Abteilung reicht nicht. Gefragt ist der individuelle Nachweis: Wer hat die Schulung abgeschlossen, wann und mit welchem Ergebnis?

5. Wie aktuell ist der Nachweis? KI-Systeme und -Anwendungen entwickeln sich schnell. Eine Schulung von 2023 deckt die Realität von 2026 kaum ab. Ein Plan zur regelmäßigen Auffrischung – und seine Umsetzung – zeigt, dass KI-Kompetenz als fortlaufender Prozess verstanden wird.

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Dokumentation finden Sie in unserer Checkliste: KI-Kompetenz rechtssicher dokumentieren.

Was ein privater, dokumentierter Nachweis konkret leistet

Hier ist es wichtig, ehrlich zu sein – nach innen und nach außen.

Was ein privater Schulungsnachweis leisten kann:

• Er belegt, dass eine strukturierte Schulung mit nachvollziehbarem Inhalt stattgefunden hat.
• Er weist die individuelle Teilnahme und ein Prüfungsergebnis je Mitarbeitendem nach.
• Er ist sofort auffindbar, datiert und prüfbar – was bei einer Behördenprüfung Zeit und Nerven spart.
• Er zeigt, dass das Unternehmen die Dokumentationspflicht ernst nimmt und aktiv handelt.
• Er hilft dabei, die Organisations- und Dokumentationspflicht nach Art. 4 mit einem belastbaren Nachweis zu untermauern.

Was ein privater Schulungsnachweis nicht ist:

• Kein staatlich akkreditiertes Dokument
• Keine behördliche Bestätigung der Compliance
• Keine Garantie, dass eine Prüfung beanstandungsfrei verläuft
• Keine Rechtsberatung oder rechtliche Absicherung

Ein Zertifikat von ki-zertifizieren.de ist ein privatwirtschaftliches Schulungs- und Nachweisangebot. Es ist keine staatliche Zertifizierung und kein Dokument der Bundesnetzagentur. Es hilft Unternehmen dabei, die Dokumentationspflicht nach Art. 4 mit einem strukturierten, verifizierbaren Nachweis zu erfüllen – mehr nicht, aber auch nicht weniger.

Der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz: Was für wen gilt

Art. 4 verlangt Maßnahmen, die proportional zum Risiko des eingesetzten KI-Systems sind. Das bedeutet in der Praxis:

Niedriges Risikoprofil – Unternehmen, die einfache KI-Tools (z. B. Textgeneratoren, Rechtschreibprüfungen) im Büroalltag nutzen: Eine solide Basisschulung mit Erfolgskontrolle und personalisierten Nachweisen ist hier ein angemessener Ausgangspunkt.

Mittleres Risikoprofil – Unternehmen, die KI-gestützte Prozesse in sensiblen Bereichen nutzen (Kundenkommunikation, interne Entscheidungsunterstützung): Tiefergehende rollenspezifische Schulung, klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Wiederholungszyklen.

Hohes Risikoprofil – Unternehmen, die KI-Systeme in Bereichen wie Personalauswahl, Kreditentscheidungen oder medizinischer Diagnoseunterstützung einsetzen: Umfassende, rollenspezifische Schulung mit technischen und rechtlichen Inhalten, dokumentierte Governance-Strukturen, möglicherweise externe Rechtsberatung.

Einen Überblick über Rollen und Verantwortlichkeiten bei der KI-Kompetenz bietet unser Artikel KI-Governance – Rollen und Verantwortlichkeiten nach Art. 4. Wer noch nicht sicher ist, ob sein Unternehmen überhaupt unter Art. 4 fällt, findet eine Übersicht in KI-Kompetenz-Pflicht – wen betrifft Art. 4 EU AI Act konkret?.

Ausschreibungen und Vergabe: Nachweise als Wettbewerbsvorteil

Ein Aspekt, der häufig übersehen wird: KI-Kompetenznachweise werden zunehmend auch außerhalb behördlicher Prüfungen relevant – nämlich bei Ausschreibungen und der öffentlichen Vergabe. Auftraggeber – insbesondere öffentliche Stellen – fragen verstärkt nach, ob Auftragnehmer die KI-Kompetenzpflicht dokumentiert erfüllen. Ein strukturierter, verifizierbarer Nachweis kann hier ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Mehr dazu in unserem Artikel KI-Kompetenznachweis bei Ausschreibungen und öffentlicher Vergabe.

Fazit: Keine staatliche Akkreditierung, aber klare Maßstäbe

Es gibt keine staatlich akkreditierte KI-Schulungsstelle – und es wird sie in absehbarer Zeit auch nicht geben. Das ist keine Schwäche des Systems, sondern eine bewusste Entscheidung des EU-Gesetzgebers, der Unternehmen Flexibilität lässt.

Das ändert nichts daran, dass die Anforderungen real sind: strukturierte Schulung, Erfolgskontrolle, personalisierter Nachweis je Mitarbeitendem, zentrale Dokumentation. Wer das nachweisbar umsetzt, ist gut aufgestellt – unabhängig davon, ob der Nachweis von einem privaten Anbieter oder intern erstellt wurde.

Der Fahrplan für die nächsten Monate und Jahre im EU AI Act erklärt unser Artikel Fahrplan EU AI Act – Fristen und Übergangszeiträume 2025 bis 2027.

*Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Die dargestellten Informationen geben den Stand August 2026 wieder und können sich durch neue Leitlinien, Gerichtsurteile oder Gesetzesänderungen ändern. Wenden Sie sich für Ihre konkrete rechtliche Situation an eine zugelassene Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.*

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